Във всяка по-сериозна компания постоянно се попълват вътрешнофирмени документи с определени стандартни бланки, създават се оферти с индивидуални текстове за всяка отделна сделка, подписват се договори с конкретни параметри и много други. Решението „Управление на Документооборот“ на Zeron V/4 адресира тези проблеми като предлага вградена, лесна за използване система за управление на формуляри, която решава проблемите със създаването, класифицирането, архивирaнето и търсенето на протоколи, оферти, договори и т.н.
Zeron V/4 разполага с вграден пълнофункционален текстов редактор (подобен на MS Word). С негоможете да създавате най-разнообразни фирмени документи като договори, изходящи писма, оферти, сервизни документи, технически описания, имейли и други. Текстовият редактор поддържа всякакви шрифтове, таблици, картинки и други. За да ползвате решението за управление на формуляри НЕ E необходимо да се инсталира MS Word или друга текстообработваща програма, достатъчен е само Zeron V/4.
Централно място в решението за управление на документооборота заема библиотеката с фирмени формуляри. Там могат да се създадат текстови шаблони на използваните в компанията бланки, договори, изходящи писма, изходящи имейли и други. След това чрез системата за управление на бизнес процеси (BPM) се изгражда пътя, който изминава определен документ във Вашата организация или къде определен текстов документ се явява като стъпка в ежедневните Ви процеси. Например можете да зададете формуляр за договор за продажба и да го сложите като задача "Попълване на договор" в бизнес процеса за „Продажби в страната“. Ако за пример приемем, че сте настроили процеса си за продажба в страната първо да се издаде оферта, след това ако по тази оферта ще има поръчка за продажба преди поръчката да трябва да се подпише договор. Тогава при достигане на етапа на поръчката системата автоматично ще отвори бланката на договора от фирмената библиотека, сама ще попълни полетата за данни на контрагента, стойността на договора или други настроени данни за автоматично попълване. Вие ще можете да правите или да не правите допълнителни промени по този конкретен договор в зависимост от правата си за достъп. Важно е да имате предвид, че Zeron V/4 чрез BPM системата си може да се настрои така, че в посочения пример офертата да се издаде от търговец, след това формуляра с договора за попълване автоматично да се прехвърли към юридическия отдел на фирмата Ви и след като се приключи с него системата автоматично пак да върне процеса към търговеца за издаване на поръчката за продажба. След като се приключи работата с формуляра системата ще пази пълна история на въведените формуляри, всеки един от тях към съответната му сделка.
Zeron V/4 поддържа също така варианти за попълване на бланки като след зареждането на бланката от фирмената библиотека на потребителя се дава възможност да попълни само предварително определени полета, без да може свободно да променя останалия текст. Поддържа се и корекция на въведените формуляри със запазване на предишните им версии. Подържа се задаване на поредица от действия свързани с обработката на документа от няколко последователни потребители, както и одобрение на финалния вариант от по-висшестоящ потребител. Поддържа се и система за централизирано номериране на формулярите с детайлна информация за всеки номер.
Поддържа се свободно търсене по избрана фраза в договори, оферти, формуляри, сервизни поръчки, имейли и всякакви други документи, въведени в системата. По всяко време (стига да имате съответните права за достъп) можете да експортирате въведените формуляри към Word, Excel, Pdf, Html, Текст и други.
За разлика от други подобни системи при Zeron V/4 управлението на документооборота е напълно интегрирано ведно със стандартната работа на бизнес процесите. По този начин вместо да се налага да купувате външна система, с отделно обучение и поддръжка Вие ползвате стандартни функции на основния си софтуер за цялостно управление на бизнеса.
