Елена Филипова, ERP консултант
Елит Софтуер
Внедряването на професионална ERP система е дълъг, сложен и труден процес, но някои компании умеят да извлекат цялата възможна полза от трудностите и когато работата е приключена те знаят, че са получили всички възможни ползи от него. Групата от компании Юсис е класически случай, който заема челните места в дългата и разнообразна практика на внедрявания на Zeron V/4.
Досие на компанията:
Юсис ООД
Продукт – Zeron V/4 Enterprise
Индустрия – сигурност и охрана
Дейност – специализирана охранителна дейност, фасилити мениджмънт, транспорт на пари и ценности, изграждане на професионални охранителни системи
На пазара от – 1994 година
Покритие на дейността – цялата страна
Да започнем с интересното – в повечето статии за ERP системи можете да срещнете съвети, които насочват компаниите към страничните ползи от внедряването, а по-точно преосмисляне на бизнеса на компанията – структура, процеси, нова организация и т.н. В реалността обаче, много малко компании се възползват от тези възможности, за да направят работата си по-ефективна. Ако погледнете глобално, ефективността, която получавате от внедряването на ERP система, се съчетава с ефективността от промените и на изхода получавате една „нова“ компания по отношение на работните процеси, начина на работа и организацията на работните отношения.
Юсис е този случай в практиката ми, в който компанията не си спести усилията в процеса на проектиране и внедряване и днес получава максималния ефект от нововъведенията.
Предистория
Юсис е конгломерат от няколко компании, които работят в областта на сигурността и охраната, а също така развива и дейносткато фасилити мениджър на големи обекти – молове, производствени предприятия, соларни паркове, транспортни предприятия и други. Тези дейности са различни, техните процеси не се преплитат и изискват различен подход, организация, структура, за да бъдат работещи и ефективни.
Преди да започне работа със Zeron/V4 компанията използва обикновен счетоводен софтуер от предишно поколение, който в никакъв случай не може да покрие нуждите на работния процес. Стандартно ръководството на фирмата извършва проучване на пазара и разговор с няколко компании, предлагащи чуждестранен и български ERP софтуер и в това число попадна и Елит Софтуер.
Процесът на офериране на платформата ни и преговорите по договора започна в средата на 2013 година и след като Zeron беше избран и предпочетен пред конкурентите, през 2014 започна внедряването. Същата година компанията вече работеше пълноценно със софтуера.
Избор на ERP софтуер
В процеса на внедряване и комуникацията по него често съм говорила с ръководството на компанията и бях любопитна за мотивите, по които избраха нашия продукт. Основните предимства за Юсис бяха следните:
- Zeron/V4 е процесно ориентиран софтуер. Компанията може да променя стари процеси и да създава нови. Софтуерът се нагажда към изискванията на нейния бизнес, а не обратното.
- Съотношението ефективност-приложимост-леснота на ползване-цена на Zeron/V4 е отлично. На лесното ползване ще се върна след малко, но винаги съотношението на ефективност спрямо заплащана цена е водещо при вземането на решение за инвестиция. А закупуването на ERP софтуер е доста сериозна инвестиция.
Ефективност и резултати
Както вече казах, Юсис внедриха нашата система по най-ефективния възможен начин. Компанията вложи големи усилия в следните процеси:
- Преглед на дейността и организационната структура във всяка от компаниите на Юсис. Всяка от компаниите, собственост на Юсис, имаше различна дейност и се нуждаеше от различна структура, която да отговаря на изискванията на работата им. Хората от Юсис седнаха заедно с нас, преосмислиха и промениха структурата на компаниите си. Тези структури, които създадоха тогава, се ползват успешно и днес.
- Преглед на работните процеси във всяка компания. Всички процеси бяха прегледани детайлно, ревизирани и пригодени по-добре към изискванията на дейността. Това предпази и нас от бъдещи многократни промени на работните процеси в ERP софтуера (кръпки), които да се извършват на принципа „гасене на пожар“.
- Създаване и формулиране на продукти и детайлни ценови листи. Изчистването на неяснотите в Продуктовия мениджмънт на Юсис помогна изключително и на тях в отношенията им с многобройните им клиенти и контрагенти. Бяха създадени нови работни процеси и правила на работа, включително и за техните служители. Разбирането на работния процес винаги прави работата по-ясна и проста и за самите служители на компанията, което вдига прогресивно и тяхната ефективност.
- Дефинирането на нови услуги и продукти. През 2014 година Юсис започва да предлага и ритейл услуги на пазара и внедряването на ERP и помага да формулира новите продукти, услуги и цени. Дейността пак е в областта на Продуктовия мениджмънт, но наблягам на нея, за да покажа как дефинирането на съществуващите услуги вкарва стандарт и при внедряването на нови такива. Нещата стават по-лесно, по-бързо и по-добре, като цяло.
- През 2018 година Юсис придобива мажоритарен дял от Алфа СОТ България ООД. Компанията е лидер в охранителната дейност и СОТ услуги в Пловдив. Тук ERP системата помага значително във функционирането на новото поделение и интегрирането му в структурата и начина на работа на Юсис.
Като цяло Юсис свърши огромна работа за себе си покрай задачите, които имаше по работата си с нашите специалисти. Те придобиха детайлно познание и аргументация за собствените си процеси на работа и след това спокойно можеха да ни ги обяснят, да ги пресъздадем в софтуера и те да заработят абсолютно безпроблемно.
Главни проблеми
След внедряването на Zeron компанията няма особени проблеми със софтуера. Всичко работи гладко, бъгове няма, а дребните проблеми (корекции на процесите) се отстраняваха от нас бързо и без забавяния. Яснотата на Юсис с техните процеси тук оказа своето положително влияние. Проблемите се групират в следните две групи:
- Съпротива на служителите за работа с новия софтуер.
- Трудности при приучването на контрагентите към правилата за работа с компаниите на Юсис.
Трудностите при прехода на служителите към работа с нов софтуер са стандартен проблем на компаниите. Всеки, в това число и аз, се бунтува, повече или по-малко, при нарушаване на създадения стил на работа и навици. Това са нормални неща.
След по-малко от месец хората свикнаха, видяха, че софтуерът опростява и улеснява и тяхната работа и започнаха да се отнасят положително към нововъведенията. Тук огромна роля играе как ще обясните и обучите персонала на вашите клиенти. От компанията внедрител/доставчик на софтуер зависят много неща и те не трябва да се пропускат като маловажни.
Другият сложен процес е работата с контрагенти. Всички тези взаимоотношения са процеси в софтуера, които имат срокове, отчитат дейности и котрагентите трябва да се впишат в тях. И разбира се има сложности с това.
Тук също е необходимо време и първоначално поясненията/обясненията са в повече, но след това нещата влизат в обичайно русло на работа.
Заключение
Действията и решенията, взети от Юсис, са интересни за хората, които се интересуват от ERP софтуер или такива, на които им предстои закупуване и внедряване, само заради начина, по който те успяват да оползотворят всички плюсове на подобен софтуер. Това е правилният начин, по който една компания трябва да внедрява и да инвестира в скъп, професионален продукт – подход, който е систематичен, с отчитане на всички детайли и специфики на бизнеса. Това прави компанията подредена, с ясен начин на работа и услеснява не само тях, но и техните служители и контрагенти.
Ефективността на пазара в България е доста важна, поради високата конкуренция и относително малкия пазар. Тук винаги ще печелят повече компаниите, които знаят какво точно правят и Юсис е една от тях.
Благодарим им за доброто отношение и доверието, които ни оказват години наред и се надяваме да имаме още много клиенти като тях.
